1.1. INTRODUCCIÓN
Las compras y la logística sanitaria adquieren cada vez más relevancia en los planes y estrategias de las organizaciones sanitarias, ante las demandas de innovación, calidad, respuesta, seguridad y eficiencia planteadas por los ciudadanos y la sociedad actual al sistema sanitario. Ello implica una mayor exigencia técnica a los profesionales sanitarios y a los responsables del aprovisionamiento, al objeto de proveer a las unidades asistenciales de los materiales necesarios para su actividad diaria, aportando así valor al mismo proceso asistencial y repercutiendo directamente en el beneficio del paciente.
En el escenario actual, con incrementos significativos del gasto sanitario a causa de la creciente oferta de la actividad asistencial y su complejidad, se hace más necesario su contención y uso racional y ello requiere a los responsables una mayor capacidad de gestión.
El departamento de compras de una organización sanitaria se caracteriza por tener una gran cantidad de clientes internos con diversidad de necesidades. Esto es, multitud de puntos de solicitud desde donde se requieren necesidades de aprovisionamiento distintas, lo que conlleva una gestión compleja de miles de procedimientos de compra con cientos de proveedores (petición de oferta, concursos, pedidos, recepción, etc.) y millares de procesos internos de comprobación, confirmación y aceptación documental.
Si la integración de los flujos de información de una organización sanitaria es importante, en el caso de los aprovisionamientos se hace imprescindible. La existencia de muchos procedimientos no automatizados puede provocar errores de interpretación y procesamiento que se traducen en incidencias y, por consiguiente, tiempo y recursos para resolverlas. Si la información no fluye con la suficiente agilidad se puede producir una excesiva demora entre el momento de la necesidad de aprovisionamiento y el suministro, lo que conlleva a la tendencia natural de solicitar exceso de stocks, para evitar desabastecimientos.
Las tecnologías de la información ponen al alcance de los centros sanitarios soluciones para la planificación de las necesidades de compra integradas con herramientas del tipo workflow que aseguran un eficiente flujo de información y automatización de los procesos.
Para los procesos de compra y relación con los proveedores, cada organización utiliza uno o varios canales de comunicación diferentes (teléfono, fax, correo, sistemas electrónicos internos, EDI, etc.). Con un sistema complejo de necesidad de autorización, estos procedimientos, en general, suelen estar poco automatizados a pesar de que una parte importante de ellos son de cariz burocrático y rutinario que no aportan mucho valor añadido a la función estratégica de la compra. Hasta hace muy pocos años, la integración de los proveedores con la cadena de aprovisionamientos de las organizaciones sanitarias apenas ha tenido relevancia y se ha limitado a realizar algún tipo de transacción a través de EDI entre algunos centros y varios de sus proveedores, básicamente pedidos y en algún caso aislado albaranes de entrega.
Si las tecnologías de la información permiten mejorar la eficiencia de la logística interna de los centros sanitarios, no es menor la aportación que pueden ofrecer para extender la colaboración e integración con los proveedores. Desde la carta a Internet, la evolución de los medios de comunicación ha aportado mayor eficiencia a la actividad empresarial. En la era de la información, los avances tecnológicos nos permiten aumentar la calidad y eficiencia del proceso asistencial.
Al igual que en los sectores de la automoción, la electrónica o la alimentación, en el campo de los aprovisionamientos las organizaciones sanitarias pueden obtener importantes mejoras de gestión.
Las importantes mejoras de la eficiencia y los ahorros en los precios no provienen tanto de la presión del comprador al proveedor o de la agregación de demanda como de la mejora de toda la cadena del aprovisionamiento y de la integración de ambos, compradores y proveedores, mediante modelos de gestión de cadenas de suministro, como se ha demostrado en otros sectores tan competitivos como automoción, electrónica o alimentación. Al igual que lo ocurrido con esos sectores y gracias a las tecnologías de la información, en el campo de los aprovisionamientos los centros sanitarios pueden obtener importantes oportunidades de mejora en su gestión, efectuando sus procesos de aprovisionamiento electrónicamente a través de Internet (e-procurement).
La conectividad entre los centros sanitarios y sus proveedores a través del intercambio digital de datos es ya una realidad adoptada por importantes organizaciones sanitarias de todo el mundo como la National Health Service de Gran Bretaña, donde desde el año 2006 todos sus hospitales están efectuando el 100 por 100 de todos sus aprovisionamientos a través de Internet.
Gracias a Internet, las herramientas de gestión de los aprovisionamientos sanitarios pueden estar conectadas directamente con los sistemas de información de sus suministradores, quienes a su vez están conectados con sus proveedores. Es lo que se conoce como Supply Chain Management o gestión integrada de toda la cadena de aprovisionamientos: «desde el cliente de tu cliente hasta el proveedor de mi proveedor».
Los organismos sanitarios y los hospitales deben adoptar medidas para la modernización de los sistemas y procedimientos de aprovisionamiento.
La tendencia es la de la subcontratación de los servicios no corre a cargo de los diferentes centros sanitarios, como se ha visto en el pasado con el catering, la limpieza, la seguridad, el laboratorio, etc. La solución más eficiente es contratar el servicio logístico con un especialista, de manera que las organizaciones sanitarias deciden qué compran y a quién compran, con quién negocian precios y condiciones de aprovisionamiento y un tercero se encarga de suministrar a punto de consumo mediante el establecimiento de un acuerdo de nivel de servicio.
Estamos en el momento adecuado para que nuestros sistemas públicos y privados de salud, adopten este tipo de iniciativas que ya están siendo abordadas por otras organizaciones sanitarias y gobiernos de todo el mundo, con resultados excelentes en el servicio que percibe el paciente y en los costes.
Las facilidades que ofrecen las tecnologías, su universalidad, interactividad, bajo coste y entorno colaborativo así como la aparición de operadores logísticos sanitarios especializados, posibilitan el escenario adecuado para que la sanidad dé el gran salto hacia la modernización de los sistemas y procedimientos en los aprovisionamientos.
1.2. MISIÓN DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS EN LAS ORGANIZACIONES SANITARIAS
La misión general de compras consiste en obtener del exterior, los materiales, productos y/o servicios que necesite para su funcionamiento, en las cantidades y plazos establecidos, con los niveles de calidad necesarios y al menor precio que permita el mercado. Para ello se deberá:
- Identificar los elementos clave del sistema de compras del centro.
- Optimizar los costes totales de las compras:
- Realizar previsiones.
- Negociación de precios.
- Búsqueda continua de otras fuentes de aprovisionamiento.
- Contratos de aprovisionamiento.
- Rotación de stocks.
- Normalización y estandarización de materiales.
- Subcontratación de algunos servicios.
- Mantener unas relaciones fluidas con todas las unidades asistenciales.
- Destacar los conceptos y reglas éticas de la compra.
- Establecer las especificaciones y la planificación de compras.
- Mejorar la gestión de stocks.
- Definir las relaciones con los proveedores.
- Establecer las bases de la efectividad y eficacia en la gestión de las compras.
- Negociar la mejora continua de las prestaciones de los proveedores.
1.3. ¿CÓMO REDUCIMOS LOS COSTES DE COMPRAS?
Para realizar una buena gestión, y disminuir el coste total que representan las compras, tenemos que actuar de manera simultánea en distintos frentes:
- Aumentando cantidades a negociar en cada pedido.
- Concentrando las compras.
- Materiales estándar u homologados.
- Aumentando la calidad de nuestro equipo de compras.
- Planificando y compartiendo el plan con el proveedor.
- Reduciendo costes operacionales en compras.
- Seguimiento y control de los niveles de calidad:
- Plazos de entrega.
- Fallos en calidad.
- Disminuyendo costes de existencias.
- Eliminando de nuestro catálogo artículos de baja rotación.
- Reduciendo el tiempo de permanencia en los almacenes.
Este capítulo pretende ayudar en el desarrollo y la aplicación de soluciones en las que ya vienen trabajando los diversos centros sanitarios, y cooperar en la formación de las personas encargadas de estas funciones en las diferentes organizaciones sanitarias.
