La empresa está obligada a mostrar a la autoridad laboral cualquier documentación que ésta requiera y, sobre todo, deberá tener disponible aquella que desde la LPRL se considera imprescindible, siendo motivo de sanción su incumplimiento. Es el caso de:
- Política de prevención de la empresa. En este documento, habitualmente poco extenso para una rápida y fácil publicidad entre los empleados, la alta dirección de la empresa manifiesta su inequívoco interés por la seguridad de sus trabajadores, haciendo ver que la prevención de riesgos laborales ocupa un lugar privilegiado entre las prioridades estratégicas de la compañía. El documento deberá ser distribuido a todos los niveles de la empresa y estar a la vista en los medios internos de difusión.
- Las normas y leyes específicas que afecten a la empresa y a su sector de producción en materia de prevención de riesgos laborales deberán estar incluidas en la documentación disponible, como muestra inequívoca de que los responsables de la prevención en la empresa conocen la legislación a cuyo cumplimiento están obligados.
- La evaluación de riesgos de la empresa es, seguramente, el primer documento por el que preguntará la autoridad laboral llegado el caso. La LPRL es absolutamente tajante en la importancia de la evaluación de riesgos en la empresa, como estudio que permitirá al empresario conocer los riesgos laborales de la empresa, punto de partida imprescindible para poder combatirlos.
- La planificación de la actividad preventiva contiene aquellas actividades que la empresa se compromete a desarrollar, en el periodo de tiempo de vigencia del plan, en materia de prevención. El periodo suele ser anual, aunque esto puede variar. Lo cierto es que es otro de los documentos que habrá que tener presente ante la visita, por ejemplo, de la Inspección de Trabajo.
- Fichas de seguridad de las materias primas. Estas fichas deben ser exigidas al proveedor cuando suministra a la empresa cualquier materia prima utilizada en el proceso productivo. En ella, el fabricante refleja la composición, riesgos, medidas de precaución y actuación en caso de accidente, entre otras características del producto.
- Libro de registro de las visitas y actuaciones de mantenimiento del instrumental, maquinaria y herramientas de la empresa. Si existe obligación de calibración, también estará disponible el documento que lo acredite.
- Procedimientos y protocolos de compra de los materiales y materias primas que formen parte de los agentes de riesgo laboral en la empresa.
- Registro de la formación recibida por los trabajadores en materia de prevención de riesgos laborales. Lo que no quede registrado es como si no se hubiera hecho. Por tanto, será imprescindible tener documentados los cursos, firmas de asistencias, etc.
- También se dejará constancia documental de las actividades informativas que, en materia relacionada con la seguridad, se impartan a los trabajadores.
- Las actas y documentos de interés del comité de seguridad y salud merecerán un sistema de archivo específico que permita tener disponible toda la actividad de dicho comité.
- El plan de emergencias y las actas de los simulacros de evacuación son documentos especiales que deben estar accesibles en todo momento tanto para los bomberos como para la autoridad laboral.
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DOCUMENTACIÓN: Resumen
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El plan de emergencia merece alguna reflexión más. En primer lugar, es una obligación del empresario legalmente contemplada. En él deben describirse los recursos y las características del edificio o recinto de que se trate. También se incluirá la constitución del equipo de emergencia, con nombres y responsabilidades. Finalmente, el documento deberá tener incorporados:
- Descripción de las características del edificio.
- Emergencias que se puedan presentar.
- Normas de actuación en emergencias.
- Organización del equipo humano.
- Planos con los recorridos de evacuación y los medios de extinción.
- Teléfonos de emergencia.
